Paris, Rennes, Montpellier, Madrid, Murcia, Bruxelles, Berlin : autant de localités où les Sewaners font vivre quotidiennement les projets. Si on ajoute à cette liste le fonctionnement en home-office pour certains collaborateurs (notamment parmi les équipes commerciales) et la généralisation du télétravail, il est évident que le management et la gestion des projets à distance requièrent une organisation cadrée pour les managers et leur équipe. Comment cela se passe en pratique ? Passons certains exemples en revue !
En bref
Le management à distance pour les équipes de Sewan c’est :
- Des plannings organisés de façon optimale
- Une culture du feedback et de l’échange
- Des outils collaboratifs mis à disposition
1. Etablir un cadre de fonctionnement clair
Pour qu’une équipe dispersée puisse fonctionner comme un tout et sans impair, il est important qu’un cadre soit établi de façon claire par le management. Cela peut se faire à deux niveaux principalement.
La direction générale de l’entreprise
Il s’agit alors de répondre à des questions d’organisation structurelle du travail : quel est le positionnement de l’entreprise sur le rythme présentiel/télétravail ? Est-ce que certaines fonctions sont par nature vouées à s’exercer à distance ou sur site ? Est-ce que les équipes sont réparties sur des sites différents ou un site accueille une équipe complète ?
Chez Sewan, par exemple, le télétravail est inscrit dans la durée et encadré par une « Charte du télétravail ». Il est rendu possible, à raison de 2 jours par semaine, pour les collaborateurs dont la fonction le permet. Compte tenu de la répartition des équipes commerciales sur l’ensemble de la France, il est évident aussi que ces fonctions sont concernées par le home-office (que l’on peut distinguer du télétravail). La direction peut aussi instaurer des rendez-vous clés. C’est le cas pour Sewan des réunions trimestrielles, qui permettent de faire un bilan de chaque trimestre terminé.
Le management direct et opérationnel
Dans chaque équipe, selon son fonctionnement, les méthodes de travail appliquées ou la typologie des projets, le management direct influe aussi sur le cadre mis en place pour coordonner chaque membre de l’équipe. Cela peut concerner le suivi des projets, l’instauration de points d’échange ou d’étapes.
Un cadre de fonctionnement propre à une équipe peut se construire notamment du côté des plannings. Plusieurs organisations existent au sein des équipes Sewan mais on peut noter notamment : des points hebdomadaires qui réunissent une seule et même équipe pour rappeler les sujets en cours, partager de l’information, voire brainstormer, et suivre les deadlines, d’un point de vue purement opérationnel. Il y a aussi des réunions qui peuvent rassembler plusieurs équipes, souvent pour faire un point mensuel sur toutes les thématiques transversales. Enfin, ça peut être des rendez-vous réguliers en face à face (visio inclue !) pour pouvoir échanger plus précisément sur les sujets en cours.
2. Encourager la collaboration et partager son feedback
Le risque du travail à distance réside souvent dans la sensation d’isolement des personnes. Ne pas partager le bureau de ses collègues limite certaines formes d’interactions spontanées qui permettent de poser des questions sur un sujet ou de partager une information à la volée. Cela s’ajoute, bien entendu, au manque des discussions et des moments informels qui participent à la vie d’une équipe.
Avec des équipes à distance, la collaboration peut être une clé pour créer des moments d’interaction. En plus de limiter l’isolement, ces projets en groupes réduits font la part belle à l’intelligence collective. Chacun apporte son expertise, sa créativité et sa propre impulsion. Cette collaboration se passe d’autant mieux si on essaie de maintenir une certaine dynamique dans les échanges, en prévoyant notamment du partage d’informations par visio plus que par mail, par exemple.
Afin de garder de la fluidité dans les échanges, mais avant tout de maintenir un lien fort et constant, la « culture du feedback » peut avoir son importance ! En effet, des moments d’échange réguliers propices aux debriefing et autres bilans, entretiennent une certaines dynamique. En plus de faciliter les discussions, tout est fait pour recueillir plus facilement le ressenti d’un collaborateur sur la gestion d’un projet ou une période qui vient de s’écouler.
Chez Sewan, nous avons plusieurs types de rendez-vous qui vont dans ce sens, notamment les entretiens trimestriels, via la plateforme Elevo. Ils sont l’occasion de faire le point sur les objectifs (KPI) du trimestre passé et ceux à venir, de dialoguer et de prendre du recul sur les projets en cours !
3. Mettre à disposition des outils collaboratifs
Pour que l’ensemble de ces moments communs se passent dans les meilleures conditions possible, il faut pouvoir s’équiper d’outils collaboratifs qui fluidifient les interactions. Leur essor constant confirme combien ces outils ont pris une place centrale dans l’organisation du travail. Ils permettent de construire des digital workplaces où les flux d’informations, le partage de fichiers, la construction de bases de données ou la gestion de projets collaboratifs prennent tout leur sens !
Chez Sewan, nous jonglons avec un certains nombre d’outils collaboratifs selon les besoins des équipes. Il y a ceux liés aux solutions de Microsoft : Teams, Outlook, Planner, Sharepoint, OneDrive, OneNote, Dynamics et d’autres complémentaires : Confluence, Jira, Trello… Si la mise en place de ces outils se fait dans une logique de praticité, il va de soi que la sécurité des accès et des données est une autre préoccupation centrale.
Instaurer des outils collaboratifs pour rassembler des équipes à distance permet notamment de :
- Faciliter la circulation de l’information
- Gagner du temps et optimiser la productivité
- S’assurer de travailler sur des documents toujours à jour (fin du versioning)
- Pouvoir s’y connecter depuis n’importe quel endroit et quel matériel
- Simplifier la sauvegarde de l’information dans le temps
Vous l’aurez compris, l’organisation du travail à distance est un enjeu de taille pour les entreprises. Cela répond à une transformation générale, des modes de travail et, souvent, des attentes des collaborateurs. Les usages se transforment et les habitudes des entreprises, des managers et des collaborateurs en font de même. Chez Sewan, la collaboration entre les équipes, les différents sites ou les différents pays est ancrée dans notre quotidien !