Top 3 des bonnes pratiques internes dans une entreprise multi-sites

Entretenir une cohésion de groupe et fédérer les équipes quand elles sont réparties dans plusieurs villes, voire plusieurs pays, ce n’est pas toujours simple ! En tant qu’entreprise pan-européenne, Sewan évolue à un niveau international. Il y a donc des enjeux importants liés à la communication interne afin que chacun soit mobilisé de façon égale pour porter la mission de Sewan. Voici un exemple, façon « Top 3 » des habitudes prises chez Sewan afin d’assurer la continuité de cet esprit d’équipe qui nous est cher !

En bref

Les infos à retenir dans cet article pour en savoir plus sur Sewan :

  • Le rôle des dirigeants dans la cohésion d’équipe
  • Des espaces dédiés à la communication interne
  • Un aperçu des actions événementielles mises en place entre les équipes
  • Bonus : focus sur la notion de culture d’entreprise

1. Instaurer des rendez-vous réguliers et de la transparence : le rôle de la direction

Chez Sewan, la communication interne est importante, et pas uniquement de la part du service communication. Les personnes dirigeantes, et notamment Alexis de Goriainoff (CEO) ont un rôle clé et un pouvoir fédérateur auprès de l’ensemble des équipes du Groupe.

Ce rôle est, notamment, cadré par des rendez-vous devenus incontournables. Ils rythment la vie interne, tout autant que les grandes étapes d’une année commerciale pour l’entreprise. Il y a d’un côté les réunions trimestrielles : un moment pour clôturer un trimestre d’activité. C’est l’occasion, au cours d’une présentation en visio, de revenir, en toute transparence sur les nouveaux arrivants, les chiffres clés du trimestre, les éléments à retenir ou les objectifs pour les mois qui suivent. C’est une façon de rappeler combien chaque personne a un rôle personnel à jouer dans des objectifs communs.

Ces réunions trimestrielles sont aussi un moment propice pour présenter des « cas pratiques », que ce soit des réussites, des challenges ou des anecdotes. Ces cas pratiques nous ancrent dans le quotidien tout en nous permettant de prendre du recul sur les situations et, souvent, d’en tirer des conclusions ou des conseils pour la suite.

Au cours des réunions trimestrielles, des membres des équipes Sewan sont invités le temps d’une interview où chacun peut parler de ses missions, de son rôle et répondre aux questions, en direct du chat ! C’est l’occasion de mettre en lumière un maximum de personnes ainsi que leurs services… Une opportunité toujours bonne à saisir (ou à créer !) dans une entreprise qui rassemble plus de 700 personnes !

Enfin, chaque réunion trimestrielle se conclut par les incontournables soirées trimestrielles. Au programme, un thème, une déco et une soirée à passer entre Sewaners dans une ambiance festive et conviviale, comme nous savons si bien le faire ! Autant de moments qui contribuent amplement à renforcer le sentiment d’appartenance.

2. Animer des espaces pour pouvoir échanger tous ensemble

Diffuser de l’information et encourager l’échange, voici une autre bonne pratique entièrement intégrée pour les Sewaners ! Du côté de la diffusion de l’information, les canaux sont multiples. Premièrement, il y a des canaux dédiés sur Microsoft Teams. Une distinction est faite entre les communications officielles et tous les éléments plus « off » et détente. Teams permet également de rendre accessible la communication entre les différents pays qui composent le groupe Sewan. En plus de Microsoft Teams, l’information est aussi diffusée par mail  par les équipes RH et le service communication.

Autre point important de communication, notre plateforme interne : Sewan Inside. C’est un lieu d’échange uniquement accessible aux collaborateurs. Il réunit à la fois les actualités du moment, mais aussi un ensemble de ressources utiles : informations RH, informatiques ou marketing, des vidéos pour se former en autonomie grâce au programme Masterclass, une bibliothèque de vidéos ou encore tous les liens utiles pour accéder aux différents outils utilisés en interne…

Que ce soit via Teams, Sewan Inside ou encore par mail, chaque collaborateur est libre d’interagir, de répondre et poser des questions ou laisser un commentaire. C’est aussi une façon de « vivre » ensemble et de partager choses plus détachées du travail pur : musique, humour et bonnes infos, par exemple !

3. Créer des moments communs : de la petite attention aux événements européens

Quoi de mieux que des soirées ou des événements communs pour rassembler ceux qui sont à distance ? Chez Sewan, la culture de l’événementiel est fortement ancrée dans la vie interne des Sewaners. Mention faite des soirées trimestrielles, ce ne sont pas les seuls rendez-vous incontournables.

Certaines attentions accompagnent les grandes dates du calendrier : Halloween, Noël, Epiphanie, Saint-Valentin, Journée internationale des Droits des Femmes, Pâques… Autant de jolies occasions pour se voir offrir bonbons, chocolats, et autres gourmandises et surprises. Si tout est préparé au siège Parisien de la Cité Paradis, les Sewaners à distance ne sont pas oubliés ! Des colis remplis des mêmes cadeaux sont adressés aux Sewaners présents sur les autres sites du Groupe.

Du côté des événements, certains rendez-vous sont immuables. Il y a les kick-off pour donner le coup d’envoi à la rentrée sur fond de team-building, les Sewan Cafés qui rythment les jeudis soirs estivaux, ou encore la soirée de Noël (que nous espérons pouvoir assurer cette année !). Autant de prétextes pour être ensemble et à se construire des souvenirs communs. Ces mêmes souvenirs qui seront rapportés précieusement dans les différents bureaux de chacun.

Quand il est question d’événements, un virage se prend de plus en plus : les organisations en distanciel ! Au format digital et européen, nous avons déjà misé sur l’Euro de football ou un calendrier de l’Avant pour créer ces moments de réunion faisant fi des frontières de chacun.

4. Pour aller plus loin : zoom sur la culture d’entreprise

Tous les éléments présentés ci-dessus sont des mises en pratique concrètes d’un élément central pour une société et ses collaborateurs : la culture d’entreprise.  Plus une culture d’entreprise est forte et, surtout, intégrée et partagée par les collaborateurs, plus elle facilite la cohésion des équipes. Evénements, rencontres et autres zones d’échange sont alors des outils et des catalyseurs qui permettent de l’affirmer, de l’entretenir et de la diffuser !

Pour se construire, l’identité d’une entreprise repose sur 4 piliers majeurs :

  1. Les croyances, les valeurs et les normes : c’est ce qui encadre la vision de l’entreprise
  2. Les mythes et les héros : sur un pan plus historique, ils rassemblent les marqueurs ou personnalités fortes de l’entreprise
  3. Les rites et les codes : ce sont tous ces rites et autres habitudes propres à l’entreprise qui unissent les collaborateurs (moments, soirées, couleurs, langage, nourriture…)
  4. Les tabous : les thématiques qui peuvent dépendre des peurs de l’entreprise et dont il faut éviter de parler ouvertement

La culture d’entreprise est, par nature, transmissible : on s’en imprègne au fur et à mesure de son intégration, on se l’approprie et on la diffuse, ensuite, quand on est plus ancien dans l’entreprise. Il faut donc qu’elle puisse perdurer au-delà des frontières des bureaux ou de la salle de pause. Voilà pour l’info bonus de « culture gé RH » !

Vous l’aurez compris, pour réunir des collègues qui évoluent à distance au quotidien, il est essentiel de miser sur une bonne communication interne. Que ce soit pour diffuser de l’information ou animer les équipes, les enjeux sont multiples et autant valables en interne qu’en externe. Quand les valeurs humaines d’une entreprise sont mises en avant, il est primordial que cela se ressente dans les faits et dans le quotidien de ceux qui portent ces mêmes valeurs. Pour les Sewaners, cela semble être quelque chose de bien compris et qui peut #FairelaDiff’ !