Confinés oui ! Eloignés non ! Enfin… pas vraiment. Si on oublie Google Maps et autres localisations géographiques, on peut même dire que la distance a créé une autre forme de proximité (trop philosophique ? ce n’est pas sûr…). En tout cas, après plus d’un an de télétravail, plus total que partiel, nous avons souhaité partager notre expérience et quelques astuces à mettre en place pour garder du lien avec les collaborateurs. C’est parti !
1. Mot d’ordre principal : la communication
L’une des principales problématiques du travail à distance, c’est le risque d’isolement. Alors pour contrer cela, on fait de la communication son cheval de bataille !
Même si nous commençons tous à avoir un peu de recul sur la situation actuelle, il faut reconnaître qu’elle est particulièrement déroutante. Alors chez Sewan, les dirigeants, et notamment Alexis De Goriainoff, ont pris la parole. La transparence est de mise. Aujourd’hui, c’est devenu un événement d’entreprise à part entière : « L’hebdo d’Alexis ». Au programme, un debrief de l’activité en cours, un cas client ou métier détaillé, l’interview d’un collaborateur sur son métier et une zone de questions/réponses en temps réel.
La communication se passe aussi à l’échelle des managers. Il est important de conserver (ou instaurer) des moments en tête-à-tête avec les membres de son équipe. En réunion à plusieurs, ce n’est pas toujours simple de prendre la parole. En réunion en visio, ça peut être encore pire pour certains qui deviennent presque muets. Ces moments en duo peuvent libérer la parole, tant sur le plan opérationnel que du côté de la météo du moral !
2. Structurer la vie d’équipe
Pour mobiliser et unir ses collaborateurs, il faut aussi créer des rendez-vous récurrents. Il convient donc d’organiser la semaine avec des réunions collectives pour faire les points sur les projets. Cela encourage à l’échange et peut permettre de lever des points bloquants. Par ordinateur, certains osent moins déranger les personnes pour poser des questions ou relancer. Les réunions se font avec l’équipe au complet et on pense bien à activer sa caméra et son micro ! Autant chercher le maximum de chaleur humaine qu’un écran et une webcam puissent nous donner, pas vrai ?
Il peut être pertinent aussi de savoir où sont les collaborateurs… Loin de l’idée de contrôler, savoir d’où chaque collaborateur télétravaille est important. Cela permet de connaître la situation de chacun, de savoir qui est potentiellement capable de venir exceptionnellement au bureau en cas d’urgence… Et, avouons-le, quand un de vos collègues est en bord de la mer, ou tout autre lieu qui invite à l’évasion, cela fait toujours plaisir d’en parler au début d’une réunion !
3. Avoir un « lieu » de rassemblement interne
Chez Sewan, nous avons notre propre plateforme interne : Sewan Inside. Avoir ce type de lieu central s’avère d’autant plus utile quand les équipes sont à distance. Sur Sewan Inside, nous regroupons un ensemble d’informations : actualité interne, actualité RH, espace de formation, mise à disposition de ressources diverses…
Cela permet d’illustrer de manière factuelle que, oui même en télétravail, la vie continue de plus belle chez Sewan. Les nouveaux collaborateurs continuent d’arriver et se prêtent au jeu de la Welcome Interview. Les nouvelles offres d’emploi ouvertes sont partagées car les équipes ont toujours besoin de s’agrandir (c’est l’occasion d’en parler à ses amis pour profiter de la cooptation). L’équipe communication continue de s’activer et de proposer un ensemble de projets et d’opérations pour les collaborateurs !
4. En profiter pour élargir son champ des possibles
Et si voir son rythme de travail habituel évoluer était l’occasion d’essayer d’autres choses ? De notre côté, l’accent a été mis sur la formation ! Nous avons adapté notre concept de Masterclass, initialement dédié à nos partenaires, en interne. Au programme toute une série de formations via Teams par nos collaborateurs pour nos collaborateurs ! Aperçu des formations disponibles : gérer ses priorités, présenter une idée, connaître le droit des contrats, maîtriser Excel, le cloud, la téléphonie hébergée, les outils collaboratifs… Prochainement, nous allons également lancer le programme Speaks pour se former aux langues étrangères.
Elargir son champ des possible c’est aussi s’ouvrir à l’échange et à la réflexion. Pour ce faire, un rendez-vous mensuel a été instauré autour de différentes conférences thématiques. Elles sont ouvertes à tous les collaborateurs. Un intervenant externe spécialiste du sujet anime cette conférence aux côtés de l’équipe RH. Dernièrement nous avons donc parlé de l’égalité professionnelle et de la sensibilisation sur le stress au travail. Certaines conférences rentrent dans le cadre des « Semaine de » qui fédèrent les équipes une semaine durant sur des thématiques ciblées. Semaine de l’égalité professionnelle, semaine de la donnée, semaine du handicap… Voici pour les exemples les plus récents !
5. Se créer des moments informels
Les rendez-vous à la machine à café ne sont plus, mais la vie pro moins formelle n’a pas signé son arrêt ! Vous pouvez par exemple profiter des outils collaboratifs. Que vous soyez Microsoft Teams, Slack ou autres les outils collaboratifs sont vos alliés. Pour le travail, certes, mais rien n’empêche de créer quelques canaux de discussions plus détendues. Place aux photos drôles, aux actus décalées et autres GIF de chats mignons sans se priver. Et si vraiment la machine à café vous manque, vous pouvez vous caler une pause en visio avec vos meilleurs compères de potins.
Chez Sewan, nous pouvons aussi compter sur notre CSE (Comité Social d’Entreprise). C’est une équipe élue par les collaborateurs qui contribue à animer la communauté des Sewaners. Dernièrement nous avons donc participé à un escape game en ligne et nous nous apprêtons à vivre notre propre version du Burger Quizz. Car oui, team-building et télétravail peuvent être compatibles. Petit rappel, un CSE est aussi là pour vous accompagner si vous avez besoin de parler d’une situation qui pèse sur votre travail. Le contexte actuel s’y prête particulièrement. L’écoute, c’est aussi une forme de lien social en entreprise.
6. Goodies et surprises : passer du bureau à la boite-aux-lettres
Petit bonus pour la fin car chez Sewan, nous, on aime beaucoup les surprises ! Alors puisque les Sewaners ne peuvent pas venir au bureau, les surprises viendront à eux par les boîtes-aux-lettres… Récemment, chacun a reçu une paire de chaussettes 100% Sewan accompagnées d’un message à propos : « Take Care ». Prenez-soin de vous, c’est l’idée ! Cela peut se faire en toute gourmandise car des bonbons accompagnaient les chaussettes tandis que Pâques était l’occasion d’envoyer également une boîte de chocolats.
Les surprises, ça concerne aussi les plus petits… Alors pendant ces dernières semaines, nous avons imaginé la Baby Box. Elle arrivera chez les Sewaners qui deviennent ou (re, re, re ?)redeviennent parents. Si ça peut sembler être un projet annexe, en réalité, ça fait partie pour nous des projets qui comptent beaucoup pour prendre soin de nos équipes !
Bref, voilà un rapide tour d’horizon de cette année écoulée du côté des backstages de Sewan. Partager ces conseils avec vous est l’occasion de rappeler combien la vie d’équipe et la cohésion sont importantes dans le quotidien professionnel… Vous savez celui pour lequel on dédie 5 jours sur 7 de notre semaine, alors autant qu’elle se passe dans les meilleures conditions. Dernière astuce pour la fin, pensez à manifester et diffuser de l’optimisme parce que, lui, il est très positivement contagieux !